La checklist è costituita da 14 “passi”, vale a dire 14 domande cui l’ufficio deve rispondere, man mano che procede nell’istruttoria. La riproduciamo qui di seguito.

1. Il richiedente si è correttamente identificato?
2. Il richiedente ha identificato in modo preciso i dati o i documenti oggetto dell’istanza di accesso?
3. I dati o i documenti richiesti sono soggetti a pubblicazione (per legge o per scelta dell’amministrazione)? In caso affermativo, sono effettivamente ancora pubblicati?
4. Esistono esclusioni assolute all’accesso?
5. La richiesta di accesso impatta su interessi pubblici o privati?
6. Ci sono dei controinteressati?
7. È possibile contattare i controinteressati?
8. Test di pregiudizio: esistono situazioni concrete, in cui la diffusione dei dati o dei documenti potrebbe causare un pregiudizio ad interessi pubblici o privati? In caso affermativo, descrivere queste situazioni.
9. Test di interesse pubblico: l’accesso ai dati o ai documenti interessa solo al richiedente, oppure potrebbe esserci un interesse diffuso alla conoscenza del dato o del documento in questione? In caso affermativo, definire tale interesse diffuso.
10. Calcolo dei rischi e delle opportunità: l’interesse pubblico alla trasparenza è superiore alla tutela di altri interessi pubblici o privati (art. 5-bis cc. 1 e 2, d.lgs. 33/2013?
11. È possibile autorizzare totalmente l’accesso ai dati o ai documenti?
12. È necessario differire l’accesso?
13. È possibile autorizzare parzialmente l’accesso?
14. È necessario negare l’accesso?